METODOLOGÍA DE LA PLANIFICACIÓN.
La metodología que se plantea para la planificación colaborativa
entre las instituciones del Estado y los sectores sociales está inspirada en la
enseñanza de pensadores como Ortega y Gasset (1935), Fuenmayor (2001), Habermas
(1968/1986) y Matus (1978, 1980, 1982, 1985, 1987, 2006). Cabe destacar que
prácticas como las descritas en el método de Planificación Estratégica
Situacional (PES) propuesto por Matus constituyen gran parte de la base teórica
que fundamenta esta propuesta metodológica, dada la forma colaborativa en que
se plantea en este método la planificación de acciones.
El
contar con una herramienta capaz de orientar el curso de las acciones
organizacionales tendientes al logro de sus objetivos, constituye el principal
objetivo que persigue la planificación. Sin embargo, es posible definir con más
claridad los alcances que la permite:
1. Afirmar la organización: El simple acto de reunir a
sus colegas para debatir el futuro de la organización constituye una herramienta
poderosa. Le permite compartir criterios e ideas acerca de las razones por las
que existe la organización y examinar atentamente sus aspiraciones y valores.
El proceso de planificación puede promover un compromiso compartido para su
organización y afirmar las razones por las que cada uno de los miembros opta
por formar parte de ella.
2. Descubrir lo ‘mejor de la organización’: La
planificación constructiva hará participar a las personas en la valoración de
las cosas que la organización hace mejor y en la determinación de cuándo se ha
desempeñado óptimamente. A medida que usted y sus colegas, compartiendo ideas,
descubren cuándo vivieron la organización en sus momentos más dinámicos y
eficaces, las posibilidades de planificar su futuro aumentan. Si las personas
en una organización saben cuándo se han desempeñado con éxito, es probable que
deseen repetir esos momentos en el futuro, debido a su importancia.
3. Aclarar ideas futuras: Es común para los
organizadores verse tan inmersos y abrumados por las cuestiones cotidianas que
pierden la idea de adónde se dirigen. La planificación estratégica proporciona
una pausa para que su organización se examine a sí misma y determine si está
todavía encaminada hacia el futuro que desea alcanzar. Al propio tiempo, la
planificación estratégica es una cuestión para generar ideas creativas,
considerar alternativas, suscitar nuevas preguntas y volver a analizar la
visión de su organización.
4. Transformar la visión en acción: La planificación
estratégica representa una oportunidad para trazar un mapa de su organización,
un mapa que exponga los pasos que hay que dar para alcanzar su visión. El
desarrollo de un plan de acción es la forma en que su organización construye su
futuro y transforma un sueño en realidad. Los procesos de planificación
estratégica ayudan a convertir los proyectos en acción.
HAX Y MAJLUF SEÑALAN QUE LOS
ELEMENTOS SON:
1. El
proceso de planificación ayuda a unificar las directrices de la organización;
2. La
segmentación de la institución mejora notoriamente (diversos focos de atención
estratégicos);
3. El
proceso de planificación introduce una disciplina en el pensamiento de largo
plazo de la organización y;
4. El
proceso de planificación es un recurso educacional y una oportunidad para
llevar a cabo interacciones personales múltiples y negociaciones a todo nivel.
DENTRO DEL ENFOQUE QUE LE HA DADO EL
SECTOR PÚBLICO, SEÑALA QUE ÉSTA:
1.
“Mejora el desempeño de la institución. Muchos estudios han demostrado
consistentemente que establecer una visión, definir una misión, planificar y
determinar objetivos, influye positivamente en el desempeño de la institución.
2.
Permite enfrentar los principales problemas de las organizaciones. Las
instituciones públicas enfrentan una variedad de problemas que resultan
difíciles de resolver pos separado. Entre otros, están generalmente sujetas a
restricciones presupuestarias, lo que implica tomar decisiones para privilegiar
unas líneas de acción sobre otras, buscar formas de financiamiento anexo,
reducir gastos, reordenar procesos, entre otras.
3.
Introduce una forma moderna de gestionar las instituciones públicas. Una buena
planificación exige conocer más a la organización, mejorar la comunicación y
coordinación entre los distintos niveles y programas, mejorar las habilidades
de administración, entre otras”.
Además,
enfatiza la utilidad que tiene para enfrentar de una manera más racional las
características en las que se deben desenvolver las organizaciones hoy en día,
al señalar que la planificación estratégica les ayuda “a tomar el control sobre
sí mismas y no sólo a reaccionar frente a las reglas y estímulos externos”.
PARA TENER UNA MAYOR CLARIDAD AL
RESPECTO, CYNTHIA BENDLIN PLANTEA QUE LAS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS QUE
DISTINGUEN A ESTA HERRAMIENTA SON:
1. “La
visión Holista. Constituye la visión de conjunto, donde se ven las partes en
función al todo. Esto permite un análisis mucho más enriquecedor y una
herramienta fundamental para la priorización adecuada de objetivos y
actividades. Además, el trabajo de equipo pasa por el concepto de cuerpo y las
partes no funcionan adecuadamente si no tienen una visión compartida.
2. La
visión a largo plazo. Define todos los objetivos específicos necesarios para el
logro de un objetivo general. Si se tiene un problema central que resolver, se
analizan todas las causas, eliminando la idea que existe una sola causa sino
una suma de ellas, y por lo tanto la solución pasa por la suma de soluciones.
Esto hecha por tierra la idea de las panaceas.
3.
Permite lograr objetivos de mayor impacto y duraderos en el tiempo.
4.
Consolidación de la empresa y la aproximación a objetivos superiores y no
limitados como son las metas u objetivos a corto plazo, si bien está compuesta
de ellas.
5.
Contribuye a la aproximación de la visión, es decir, a la proyección que se
tiene de la empresa a largo plazo.
6. La
interrelación con el contexto es sumamente importante a través de la definición
de vasos comunicantes con el mismo.
7.
Gracias a la evaluación y seguimiento continuos, se pueden identificar los
cambios a ser introducidos en el plan, respondiendo a la nueva realidad”.
ADEMÁS, ES POSIBLE DISTINGUIR OTRAS
CARACTERÍSTICAS RELACIONADAS CON LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL PROCESO DE
PLANIFICACIÓN, TALES COMO:
1.
Coherencia, tanto entre los niveles de la empresa como dentro de cada una de
ellos, en lo que respecta a sus propios objetivos y funciones y, además, los
recursos de que se dispone deben ser adecuados para implementarlo;
2.
Pertinencia, lo que implica que el plan está de acuerdo con los objetivos que
la organización pretende lograr y;
3.
Sistematicidad, que entiende la necesidad de que los distintos niveles de la
organización estén articulados a través de los planes, de tal manera que sus
actividades constituyan reales aportes a los objetivos de la institución.
PASOS PARA REALIZAR UNA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
1. DECLARACIÓN DE LA VISIÓN
La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa
en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse.
La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”.
2. DECLARACIÓN DE LA MISIÓN Y
ESTABLECIMIENTO DE VALORES
La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de
ser de la empresa.
La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”.
Por otro lado, los valores son cualidades positivas que posee una
empresa, tales como la búsqueda de la excelencia, el desarrollo de la
comunidad, el desarrollo de los empleados, etc.
3. ANÁLISIS EXTERNO DE LA EMPRESA
El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y
tendencias que sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la
situación del entorno, y detectar oportunidades y amenazas.
Para el análisis externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales,
gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los clientes y los
proveedores de la empresa.
Se evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir
(tendencias).
4. ANÁLISIS INTERNO DE LA EMPRESA
El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o
elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el
estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y
debilidades.
Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa,
ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.
5. ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
GENERALES
Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo
de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo.
Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se
procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que
permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y
superar las amenazas externas y debilidades internas.
Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la
capacidad de la empresa, así como la situación del entorno.
6. DISEÑO, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN
DE ESTRATEGIAS
Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se
procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar,
de la mejor manera posible, dichos objetivos.
El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el
siguiente:
Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del
entorno), se evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la
capacidad de la empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se
evalúan los objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado
anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.
Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en
cuenta la información analizada en el punto anterior.
Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las
desventajas, los costos y los beneficios de cada una.
Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de
su atractivo.
7. DISEÑO DE PLANES ESTRATÉGICOS
Y, finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a
utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en
documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos
generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las
estrategias formuladas.
EN
EL PLAN ESTRATÉGICO SE DEBE SEÑALAR:
Cuáles serán los objetivos
específicos que permitan alcanzar los objetivos generales y las estrategias
específicas.
Qué recursos se van a utilizar, y
cómo es que se van a distribuir.
Quiénes serán los encargados o
responsables de la implementación o ejecución de las estrategias.
Cuándo se implementarán o
ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los resultados.
Cuánto será la inversión requerida
para la implementación o ejecución de las estrategias.
PROCESO DE PLANEACION ESTRATÉGICA
